Erfahren Sie, wie Sie Ihr Praxishandbuch strukturieren können, um die Akzeptanz bei Ihren MitarbeiterInnen zu fördern. In diesem Artikel geht es um die Benennung der Abschnitte und Seiten Ihres Praxishandbuchs. Da das Handbuch auf Ihre Praxis zugeschnitten sein soll, werden auch die Bezeichnungen so gewählt, dass sie zu Ihnen und Ihren MitarbeiterInnen passen, erweitert und später umgestellt werden können.
Abschnitte der Vorlage
In der Vorlage habe ich folgende Bezeichnungen für die Abschnitte gewählt, um mit dem Handbuch zu beginnen:
- Organisation
- Kommunikation
- Mitarbeiter
- Neue MitarbeiterInnen
- Dokumentation + Berichte
- Teamprotokolle
Struktur und Organisation
Im Abschnitt "Organisation" wurden einige Seiten erstellt:
- Morgencheck
- Abendcheck
- Persönlicher Tagesabschluss
- Arbeitskleidung
- Umgang mit Therapiematerial
Dieser Abschnitt "Organisation" beantwortet die Frage: "Wie ist unsere Praxis organisiert?"
Hier werden alle Abläufe und Verfahren behandelt, die mit dieser Frage zusammenhängen. Die Beispielseiten sind einfache Checklisten, die hilfreich sind, wenn im Praxisalltag immer wieder Versäumnisse passieren. Die Heizung wird nicht ausgeschaltet. Ein Fenster wird nicht geschlossen. Diese Checklisten sollen dazu beitragen, dass die MitarbeiterInnen leicht und schnell die Funktionsweise des Handbuchs verstehen und später auch komplexere Regelungen problemlos umsetzen können.
Effektive Kommunikation
Im zweiten Abschnitt geht es um die Frage:
"Wie kommunizieren wir innerhalb und außerhalb der Praxis?"
Der Informationsaustausch unter den KollegInnen, mit PatientInnen und Ärzten wird hier dokumentiert. Regelungen, die für langjährige MitarbeiterInnen selbstverständlich sind, müssen für neue KollegInnen klar und verständlich festgehalten werden, um ihnen die Einarbeitung zu erleichtern.
Entwicklung des Teams
Der Abschnitt „MitarbeiterInnen“ behandelt alles, was die Zusammenarbeit und Entwicklung der MitarbeiterInnen betrifft. Hier finden Sie die Seiten zu den einzelnen Themen:
- Urlaubsregelungen
- Fort- und Weiterbildung
- Vertretungsregelungen
- Verwaltung, Aufgaben und Stellenbeschreibungen
Durch eine klare Struktur in diesem Abschnitt finden sich die MitarbeiterInnen leicht und schnell in die Funktionsweise des Handbuches ein. Sie werden ermutigt, selbst Vorschläge für das Handbuch zu machen, was die Zusammenarbeit und den Teamgeist fördert.
Integration von neuen MitarbeiterInnen
Dieser Abschnitt widmet sich speziell den ersten Schritten und der Integration von neuen KollegInnen. Angesichts des Fachkräftemangels ist es sehr wichtig, dass neue MitarbeiterInnen ankommen können und gut eingearbeitet werden. Hier finden Sie als Beispiele Vorlagen für eine Einarbeitungs-Checkliste und einen Leitfaden für Probezeitgespräche.
Dokumentation und Berichte
Im Bereich „Dokumentation + Berichte“ werden alle Vorgaben für Berichte und Dokumentationen erfasst. In einem Handbuch für eine Therapiepraxis dürfen die rechtlichen Vorgaben und die konkrete Umsetzung der Dokumentationspflicht nicht fehlen. Auf diesen Themenbereich gehe ich in weiteren Blogartikeln explizit noch ausführlich ein.
Protokollierung von Besprechungen
Im Bereich „Teamprotokolle“ werden alle Sitzungen und Besprechungen dokumentiert. Hier finden Sie auch eine Protokollvorlage. Diese klare Struktur hilft dabei, dass alle MitarbeiterInnen die benötigten Informationen schnell und einfach finden können. Sie sehen auch, wenn Regelungen nicht dem entsprechen, was vereinbart wurde, weil sie die schriftlichen Aufzeichnungen verstehen.
Fazit
Durch eine klare und gut strukturierte Gliederung im Praxishandbuch wird sichergestellt, dass alle MitarbeiterInnen schnell und einfach die benötigten Informationen finden können. Das Handbuch dient nicht nur als Nachschlagewerk, sondern auch als Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung und Anpassung der Abläufe in Ihrer Praxis.
Autorin: Agnes Lütke Föller
Spezialisiert auf die Beratung von Therapiepraxen (Ergotherapie, Logopädie und Physiotherapie), Schwerpunkte: Praxisführung und Management, Nachfolge.