Die Digitalisierung bietet viele Vorteile für Praxen, insbesondere bei der Organisation und Verwaltung von Informationen. Ein digitales Handbuch ist aber nur dann nützlich, wenn die Daten strukturiert und übersichtlich erfasst und verwaltet werden.
Hier einige Kriterien, die bei der Auswahl von Handbüchern berücksichtigt werden können.
- Wer benutzt das Handbuch?
Das Handbuch sollte genau die Informationen enthalten, die die Personen benötigen, die damit arbeiten. Überlege, wer das Handbuch benutzt und was er/sie wissen muss.
- Einfache Übersicht
Das Handbuch sollte so aufgebaut sein, dass man sich schnell zurechtfindet. Es sollte klar sein, wo welche Informationen zu finden sind, und die Titel der Handbücher sollten eindeutig und leicht verständlich sein.
- Wissensaustausch fördern
Ein Handbuch kann dazu beitragen, dass sich die Mitarbeiter untereinander besser über Arbeitsmethoden austauschen und voneinander lernen. So kann jeder von den Erfahrungen des anderen profitieren.
- Klare Arbeitsanweisungen
Handbücher sollten genau beschreiben, wie bestimmte Aufgaben auszuführen sind. So weiß jeder, was zu tun ist, und es gibt weniger Missverständnisse. Ein Organisationshandbuch könnte zum Beispiel erklären, wie die Abläufe im Betrieb organisiert sind.
- Zugriffsrechte beachten
Manche Handbücher dürfen nur eingesehen, andere auch bearbeitet werden. Es muss klar sein, wer was darf, damit keine Fehler passieren.
- Protokolle richtig ablegen
Wenn es viele Besprechungen oder andere Anlässe gibt, bei denen Protokolle geschrieben werden, kann es sinnvoll sein, dafür ein eigenes Handbuch zu führen, damit alles ordentlich dokumentiert ist.
- Klar und einfach
Handbücher sollten leicht verständlich und nicht zu kompliziert sein. Sie sollten die Arbeit erleichtern und nicht unnötig erschweren. Es sollte klar sein, was zu tun ist, ohne lange nachdenken zu müssen.
- Nützlichkeit prüfen
Handbücher sollten für wichtige oder häufig vorkommende Aufgaben erstellt werden. Sie sind dann besonders nützlich, wenn sie wirklich gebraucht werden und die Arbeit erleichtern.
Eine sorgfältige Strukturierung ist wichtig, um den Überblick zu behalten. Doch sollten Sie sich nicht zu sehr unter Druck setzen, gleich zu Beginn die perfekte Anzahl von Notizbüchern festzulegen. Es ist völlig in Ordnung, mit einem oder wenigen Notizbüchern zu starten und die Struktur nach und nach anzupassen. Wenn Sie bemerken, dass ein Notizbuch zu unübersichtlich wird, können Sie es jederzeit neu ordnen und weitere Notizbücher anlegen, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten.
Beispiele für sinnvolle Handbücher in Ihrer Praxis
Je nach den spezifischen Anforderungen Ihrer Praxis können verschiedene Handbücher hilfreich sein:
Praxis-Handbuch für TherapeutInnen
Dieses Handbuch konzentriert sich auf alle Informationen und Richtlinien, die für die therapeutische Arbeit in Ihrer Praxis wichtig sind. Es sollte allgemeine Leitlinien, spezifische Verfahrensanweisungen und notwendige Informationen für alle TherapeutInnen enthalten.
Hier einige Beispiele:
- Regelungen zur Dokumentationspflicht
Klare Vorgaben, wie die Behandlungsdokumentation zu führen ist, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und eine einheitliche Dokumentationspraxis sicherzustellen. - Umgang mit Krankmeldungen der TherapeutInnen
Festgelegte Verfahren für die Meldung und den Umgang mit Krankmeldungen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. - Urlaubs- und Vertretungsregelungen
Richtlinien für die Planung und Vertretung bei Abwesenheit, um die Kontinuität der Patientenversorgung zu gewährleisten. - Organisation des Therapiematerials
Standardisierte Methoden zur Organisation und Pflege des Therapiematerials, um dessen Verfügbarkeit zu gewährleisten. - Fortbildungsorganisation
Informationen über geplante und empfohlene Fortbildungen sowie Verfahren zur Anmeldung und Teilnahme. - Aufgaben- und Stellenbeschreibung der TherapeutInnen
Detaillierte Beschreibung der Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des therapeutischen Teams, um klare Zuständigkeiten zu schaffen. - Informationsaustausch
Richtlinien und Plattformen für den Austausch von Patienteninformationen und Behandlungsplänen zwischen den TherapeutInnen. - Hygienevorschriften
Umfassende Anweisungen zu Hygienestandards, die in der Praxis eingehalten werden müssen, einschließlich Desinfektionsprotokollen und Abfallentsorgung. - Umgang mit Terminausfällen
Verfahren und Notfallpläne zur Aufrechterhaltung des Praxisbetriebs bei kurzfristigen Terminabsagen.
Handbuch für die Verwaltung
Dieses Handbuch dient als Leitfaden für alle administrativen Aufgaben in der Praxis, von der Terminplanung bis zur Abrechnung.
Hier einige Beispiele:
- Ablauf der Terminvergabe
Verfahren zur effizienten Terminvergabe und -verwaltung, einschließlich des Umgangs mit der Warteliste. - Umgang mit Zuzahlungen
Richtlinien für den Umgang mit Zuzahlungen von Patienten, einschließlich Dokumentation und Quittierung. - Datenschutz
Detaillierte Anweisungen zur Einhaltung der DSGVO und anderer relevanter Datenschutzbestimmungen. - Kommunikationsrichtlinien
Standards für die interne und externe Kommunikation, inklusive Vorlagen für E-Mails, Briefe und Telefonate mit Patienten. - Praxisorganisation und -management
Informationen zu Notfallkontakten, Materialbeschaffung und Wartung der Praxisausstattung. - Aufgaben- und Stellenbeschreibung Verwaltung
Klar definierte Zuständigkeiten für das Verwaltungspersonal, um Effizienz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten. - Ablage- und Archivierungssystem
Anleitung zur ordnungsgemäßen Archivierung und Verwaltung von Patientenakten und administrativen Dokumenten. - Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
Richtlinien und Best Practices für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz.
Handbuch für PraxisinhaberInnen
Ein Handbuch, das speziell auf die Bedürfnisse von PraxisinhaberInnen zugeschnitten ist und sich auf strategische Planung und Management konzentriert.
Hier einige Beispiele:
- Ablauf der Terminvergabe
Verfahren zur effizienten Terminvergabe und -verwaltung, einschließlich des Umgangs mit der Warteliste. - Umgang mit Zuzahlungen
Richtlinien für den Umgang mit Zuzahlungen von Patienten, einschließlich Dokumentation und Quittierung. - Datenschutz
Detaillierte Anweisungen zur Einhaltung der DSGVO und anderer relevanter Datenschutzbestimmungen. - Kommunikationsrichtlinien
Standards für die interne und externe Kommunikation, inklusive Vorlagen für E-Mails, Briefe und Telefonate mit Patienten. - Praxisorganisation und -management
Informationen zu Notfallkontakten, Materialbeschaffung und Wartung der Praxisausstattung. - Aufgaben- und Stellenbeschreibung Verwaltung
Klar definierte Zuständigkeiten für das Verwaltungspersonal, um Effizienz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten. - Ablage- und Archivierungssystem
Anleitung zur ordnungsgemäßen Archivierung und Verwaltung von Patientenakten und administrativen Dokumenten. - Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
Richtlinien und Best Practices für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz.
Social Media Handbuch
Dieses Handbuch bietet einen Überblick über die Planung und Verwaltung der Social-Media-Präsenz Ihrer Praxis, einschließlich Inhaltsideen und Zeitplänen.
Hier einige Beispiele:
- Social-Media-Konzept für die Praxis
Strategien zur Positionierung der Praxis in sozialen Netzwerken, Definition von Zielgruppen und Kommunikationszielen. - Auflistung und Handhabung verschiedener Tools
Nutzung und Verwaltung von Social Media Tools wie Canva oder der Facebook Business Suite zur Optimierung der Online-Präsenz. - Verantwortlichkeiten in der Praxis
Festlegung, wer in der Praxis für die Pflege und Aktualisierung der Social-Media-Kanäle verantwortlich ist. - Ideenliste für Posts
Vorschläge für regelmäßige Inhalte wie Gesundheitstipps, Praxisupdates oder Patientenerfahrungen, um die Interaktion mit der Community zu fördern.
Handbuch der Behandlungsmethoden
Ein umfassendes Handbuch mit detaillierten Beschreibungen und Anleitungen zu den in der Praxis angewandten Therapiemethoden.
Hier einige Beispiele:
- Einträge von KollegInnen aus Fortbildungsveranstaltungen
Möglichkeit für MitarbeiterInnen, Wissen und Erfahrungen aus externen Fortbildungen im Handbuch zu dokumentieren und dem Team zugänglich zu machen. - Kollegialer Austausch
Anregungen und Raum für den Austausch von Best Practices und neuen Behandlungsmethoden im Team, sei es über das Handbuch selbst oder in Teambesprechungen. - Schulungsvideos
Integration von Videomaterial, das bestimmte Behandlungstechniken zeigt, um das Wissen der Mitarbeiter zu vertiefen und neue Mitarbeiter einzuarbeiten.
Fazit
Die richtige Auswahl und Strukturierung von Handbüchern kann die tägliche Arbeit in der Praxis erheblich erleichtern. Handbücher helfen, Wissen zu teilen, Arbeitsabläufe zu standardisieren und die Effizienz zu steigern. Beginnen Sie mit den wichtigsten Handbüchern und erweitern Sie diese bei Bedarf. So schaffen Sie eine flexible und übersichtliche Struktur, die optimal auf die Bedürfnisse Ihrer Praxis zugeschnitten ist.
Autorin: Agnes Lütke Föller
Spezialisiert auf die Beratung von Therapiepraxen (Ergotherapie, Logopädie und Physiotherapie), Schwerpunkte: Praxisführung und Management, Nachfolge.